Bài 197 · 3 phút
Viết quy trình chuẩn (SOP)
Kể lại một công việc như đang dạy người mới, AI sẽ sắp nó thành quy trình chuẩn có đánh số từng bước.
SOP, hay quy trình thao tác chuẩn, là bản hướng dẫn từng bước để một việc được làm giống nhau mọi lần. Nhóm nào cũng biết mình cần, nhưng ít ai viết vì thấy mất thời gian.
Muốn nhanh, hãy ghi âm hoặc gõ vội trong lúc đang làm việc đó. Sau đó nhờ AI chuyển thành các bước đánh số, ghi rõ ai làm bước nào, cần công cụ gì và thế nào là “xong”.
Nhờ AI liệt kê những câu một người mới sẽ hỏi. Các câu đó chỉ ra những bước bạn bỏ qua vì thấy quá hiển nhiên.
Rồi thử thật: đưa SOP cho một người chưa từng làm việc đó và xem họ vướng ở đâu. Sửa đúng những chỗ đó rồi thử lại.
Làm ngay
Biến một việc thành SOP
- 1. Chọn một việc bạn làm thường xuyên, như xử lý hoàn tiền hay mở cửa hàng buổi sáng.
- 2. Gõ hoặc đọc cho máy ghi lại cách bạn làm, lộn xộn cũng được.
- 3. Chạy câu lệnh bên dưới, rồi đưa kết quả cho một đồng nghiệp làm thử.
Biến phần mô tả lộn xộn của mình thành một SOP. Gồm: mục đích (một dòng), ai thực hiện, công cụ cần có, các bước đánh số (mỗi bước một hành động), thế nào là xong, và các lỗi hay gặp. Sau đó liệt kê 5 câu hỏi một nhân viên mới sẽ hỏi mà ghi chú của mình chưa trả lời. [DÁN MÔ TẢ]
Kiểm tra nhanh
Học tiếp
Bài sau →Góp ý cho đồng nghiệpTìm hiểu thêm
Thuật ngữ trong bài
- Prompt
- Lời yêu cầu hoặc câu hỏi bạn đưa cho AI. Prompt rõ ràng, có ngữ cảnh thường cho câu trả lời tốt hơn nhiều.
- Speech-to-text
- AI chuyển lời nói thành văn bản, như biên bản cuộc họp hay gõ bằng giọng nói.
- Human in the loop
- Thiết kế quy trình sao cho có người xem lại hoặc duyệt kết quả của AI trước khi nó gây hậu quả thật.