Dùng bảng tính cho đúng

Phân tích tốt bắt đầu từ một bảng gọn gàng: một dòng tiêu đề, mỗi dòng là một bản ghi (một đơn hàng, một khách hàng, một ngày), mỗi cột chỉ chứa một loại giá trị. Không gộp ô, không chèn dòng trống cho đẹp, không trộn dòng tổng vào giữa dữ liệu.

Trong Excel, chọn vùng dữ liệu rồi nhấn Ctrl+T (Cmd+T trên Mac) để biến nó thành Table thật sự. Trong Google Sheets, vào Định dạng, chọn Chuyển đổi thành bảng. Khi thêm dòng, công thức và vùng dữ liệu sẽ tự mở rộng theo.

Số lưu dưới dạng văn bản sẽ không cộng được. Ngày lưu dạng văn bản sẽ không sắp xếp theo thời gian. Số bị căn trái hay ngày có định dạng lạ là dấu hiệu cảnh báo. Kiểm tra bằng hàm ISNUMBER, hoặc thử sắp xếp cột xem nó có chạy đúng không.

Ghi đơn vị ở tiêu đề, đừng ghi trong ô: đặt tiêu đề “Doanh thu (đồng)” với các con số thuần bên dưới, thay vì gõ “1.200.000đ” thành văn bản.

Pivot table (bảng tổng hợp) tóm tắt một bảng lớn trong vài giây: tổng doanh thu theo chi nhánh, số đơn theo tháng, giá trị giỏ hàng trung bình theo kênh bán. Kéo một trường vào Hàng, một trường vào Giá trị, rồi chọn Tổng, Đếm hoặc Trung bình.

Luôn đối chiếu pivot với một con số bạn đã biết. Nếu tổng cộng không khớp với tổng của cột gốc, chắc chắn có một bộ lọc hoặc một số lưu dạng văn bản đang ẩn ở đâu đó.

Thường bạn có đơn hàng ở một sheet và thông tin khách ở sheet khác. XLOOKUP kéo giá trị sang: =XLOOKUP(A2, Customers[ID], Customers[Region], "Không tìm thấy"). Hàm này có trong Excel bản hiện hành và Google Sheets. File cũ có thể dùng VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH, làm cùng việc nhưng dễ sai hơn.

Hãy đếm số kết quả “Không tìm thấy”. Chúng cho biết mã bị thiếu hoặc gõ sai, và bản thân đó đã là một phát hiện.