Bài 192 · 2 phút
Biên bản họp mà người ta chịu đọc
Biên bản được đọc khi mở đầu bằng quyết định và đầu việc, ghi rõ ai làm gì trước ngày nào, và vừa một màn hình điện thoại.
Phần lớn biên bản họp hỏng vì kể lại cuộc họp theo thứ tự. Người bận chỉ cần ba thứ: đã quyết gì, mình phải làm gì, và hạn khi nào.
Hãy yêu cầu AI viết theo khung đó. Quyết định để đầu tiên, sau đó là danh sách đầu việc ngắn, mỗi dòng có người phụ trách và hạn chót, cuối cùng là các câu hỏi còn bỏ ngỏ. Phần còn lại cho vào mục “bối cảnh” ngắn ở cuối, hoặc bỏ luôn.
Bản tóm tắt từ ghi âm thường bỏ sót ai đã nhận việc gì, hoặc biến một câu “để em xem” thành lời hứa chắc chắn. Đọc kỹ danh sách đầu việc và sửa tên, ngày trước khi gửi.
Gửi ngay trong ngày. Một bản ngắn mà đúng, gửi trong vòng một tiếng, có ích hơn nhiều so với bản hoàn hảo gửi vào tuần sau.
Làm ngay
Sắp xếp lại biên bản cuộc họp gần nhất
- 1. Lấy ghi chú hoặc bản ghi âm chép lại của một cuộc họp gần đây.
- 2. Dán vào chatbot cùng câu lệnh bên dưới.
- 3. Đối chiếu từng người phụ trách và từng ngày với trí nhớ của bạn, rồi mới gửi.
Hãy biến ghi chú cuộc họp này thành bản tóm tắt cho đồng nghiệp bận rộn. Theo thứ tự: 1) Quyết định (mỗi ý một dòng). 2) Đầu việc dạng bảng: việc, người phụ trách, hạn. 3) Câu hỏi còn bỏ ngỏ. Dưới 150 chữ. Nếu ghi chú không nói rõ ai làm hay hạn khi nào, hãy ghi “chưa rõ” thay vì đoán. [DÁN GHI CHÚ]
Kiểm tra nhanh
Học tiếp
Bài sau →Làm slide từ dàn ýTìm hiểu thêm
Thuật ngữ trong bài
- Speech-to-text
- AI chuyển lời nói thành văn bản, như biên bản cuộc họp hay gõ bằng giọng nói.
- Hallucination
- Khi AI nói sai một cách tự tin, như bịa ra sự kiện, câu trích dẫn hay nguồn tham khảo.
- Human in the loop
- Thiết kế quy trình sao cho có người xem lại hoặc duyệt kết quả của AI trước khi nó gây hậu quả thật.